Comment déclarer vos frais kilométriques dans votre déclaration d’impôts ?

Certains contribuables doivent choisir entre la déduction forfaitaire de 10% du revenu imposable et la déduction des frais réels, ce qui est parfois plus avantageux pour leur déclaration d’impôt. Les frais kilométriques font partie des dépenses déductibles et peuvent faire une grande différence.

Afin de compenser la forte hausse des prix des carburants à la pompe, le gouvernement a augmenté les indemnités kilométriques des véhicules thermiques de 10% et celles des véhicules électriques de 20%, par rapport à 2020. Cette année, le montant de la taxe à payer sera déclaré, et en 2022, il pourra être renouvelé. Afin de réduire le montant de la taxe payée, il serait bénéfique d’envisager la déduction de ces frais.

Les déductions et les contribuables concernés par la méthode

Les déplacements professionnels peuvent être déduits si vous êtes un salarié ou un professionnel indépendant utilisant votre véhicule personnel. Vous pouvez déduire les frais kilométriques de deux manières :

• La solution la plus courante est d’utiliser l’échelle kilométrique comme solution ;
• En calculant le montant réel des dépenses engagées.

Un barème forfaitaire de frais de carburant peut être utilisé pour calculer ce montant réel. Les salariés qui ne sont pas propriétaires du véhicule qu’ils utilisent (voitures de fonction ou de service) à des fins mixtes, à savoir les déplacements personnels et professionnels, peuvent déduire les frais de route d’une manière particulière. La seule restriction est que les frais de kilométrage réels ne peuvent pas dépasser le montant que le contribuable aurait pu déduire en utilisant le barème kilométrique pour un véhicule de 7 chevaux fiscaux. Il est nécessaire de faire un calcul pour déterminer s’il est opportun d’opter pour la déduction de tous les frais réels, y compris les frais de déplacement (calculés sur une base réelle ou selon le barème kilométrique), les repas pris à l’extérieur de l’entreprise ou les frais d’habillement. Si les dépenses sont supérieures à l’abattement forfaitaire de 10% du revenu net imposable (limité à 12 829 €), il est préférable de les déduire.

Pour bénéficier du barème kilométrique, certaines conditions doivent être remplies

Vous devez remplir certaines conditions pour pouvoir utiliser le barème kilométrique. Tout d’abord, vous devez être le propriétaire du véhicule ou au moins en indivision en cas de concubinage ou dans le cadre d’un PACS. Si un véhicule faisant l’objet d’un contrat de location avec option d’achat est utilisé, le conducteur peut déduire les frais kilométriques de son revenu net imposable. En outre, les personnes qui conduisent un véhicule faisant l’objet d’une location avec option d’achat (LOA) peuvent déduire les frais kilométriques de leur revenu net imposable.

Il est donc nécessaire de justifier en principe l’utilisation de la voiture personnelle d’un contribuable pour ses déplacements quotidiens. Dans le cas où l’utilisation des moyens de transport publics aurait conduit à une augmentation significative de la durée des trajets, l’administration peut demander au contribuable de justifier son choix par rapport aux autres moyens de transport dont il dispose.

Comment un trajet est pris en compte ?

Il existe quatre types de trajets dont les frais peuvent être déduits :

• Selon l’administration, les déplacements domicile-travail sont déductibles dans la limite d’un trajet de 40 km, 80 km par jour. Un seul aller-retour quotidien est autorisé, sauf en cas de problèmes de santé ou de prise en charge d’une personne âgée. Pour prétendre à la totalité de la distance de déplacement, le domicile doit être situé à au moins 40 km du lieu de travail. Parmi les autres raisons, citons les difficultés à trouver un emploi près du domicile, la délocalisation professionnelle, l’emploi du conjoint et les difficultés liés à la scolarisation des enfants.
• Les employés peuvent également déduire les frais de déplacement pendant les heures de travail avec un véhicule personnel. Dans ce cas, le remboursement des frais par l’employeur doit être inclus dans le salaire déclaré.
• Les salariés qui, pour les besoins d’un nouvel emploi ou d’une nouvelle affectation géographique dans l’emploi qu’ils occupent, doivent changer de résidence, ont le droit de déduire les frais de déménagement. Il s’agit des frais de transport de personnes et de déménagement proprement dit, qui sont engagés en conséquence.
• Les salariés qui sont tenus de vivre dans un lieu autre que leur résidence habituelle pour des raisons professionnelles peuvent également déduire des frais kilométriques s’ils vivent dans un double domicile. Les frais de double résidence comprennent les frais supplémentaires, notamment de logement et de transport, qui sont effectivement supportés par les salariés qui doivent vivre dans un lieu autre que leur résidence habituelle. Il faut démontrer que la double résidence est nécessaire parce que le maintien d’une seule résidence est impossible compte tenu des lieux de travail de chaque conjoint, partenaire de pacte civil de solidarité ou cohabitant en tant que résident stable et continu.

Le stationnement, les péages et les intérêts annuels relatifs au crédit d’achat du véhicule, qui sont tous déterminés en fonction de l’utilisation professionnelle du véhicule, peuvent être des dépenses supplémentaires déduites.

La déclaration et des pièces justificatives doivent être fournies.

Il suffit d’inscrire le montant total de ces dépenses sur la déclaration d’impôt dans la case 1AK (1BK pour le déclarant 2, 1CK pour la première personne à charge et 1DK pour la deuxième personne à charge). Certaines pièces justificatives doivent néanmoins être collectées et conservées, qu’elles soient ou non exigées par l’employeur. Sur papier libre, il convient d’établir un récapitulatif des frais de transport engagés, en précisant le type de véhicule utilisé et le nombre de jours ou de postes de travail durant lesquels un déplacement a été nécessaire. Ces déplacements doivent être justifiés s’ils sont liés à une situation particulière, comme un trajet plus long depuis le domicile ou une double résidence, par exemple.

Il est essentiel pour le contribuable de fournir des preuves de l’utilisation effective du véhicule. Outre le ticket d’achat, le certificat d’immatriculation, les factures d’entretien et de réparation, la copie du contrat d’assurance et tous les justificatifs de déplacement (tickets de parking et de péage, factures d’hôtel…), l’administration fiscale peut demander tout document qui lui semble nécessaire pour justifier les éléments de votre déclaration.

Enfin, ces documents doivent être conservés pendant trois ans à compter de l’année suivant la déclaration. En effet, l’administration fiscale peut demander pour vérification tout document qui lui semble nécessaire.